Dalam mengadakan sebuah acara agar lebih lancar tentu membutuhkan perencanaan yang matang. Sebelum menyelenggarakan acara ada satu hal yang menjadi pertimbangan yakni konsep dari acara tersebut.
Kegiatan apa yang ingin Anda tampilkan ke umum merupakan hal lebih lanjut. Apabila konsep acara yang jelas sudah ditemukan, maka tahapan selanjutnya yakni dilakukan penyusunan anggaran.
Untuk konsep acara yang harus Anda terapkan, misalnya yakni acara konser musik baik besar maupun kecil.
Biasanya untuk mengadakan sebuah konser tentu kita akan mengundang artis ataupun penyanyi band yang disukai khalayak baik dari dalam negeri maupun dari luar negeri. Bisa juga Anda memanggil girlband atau boyband korea yang banyak digandrungi remaja sekarang.
Tadi kita sudah menentukan tema apa yang akan kita buat, maka sebagai pihak yang menyelenggarakan Anda harus mengadakan kerja sama dengan pihak brand untuk mendapatkan sponsor yang bisa membantu Anda dalam masalah pendanaan.
Untuk melaksanakan kegiatan di lapangan sebaiknya Anda bekerja sama dengan pihak event organizer yang berpengalaman untuk memperlancar urusan konser Anda.
Adapun beberapa masalah yang sering dialami oleh para penyelenggara konser dan sekaligus dengan tipsnya dibawah ini :
Daftar Isi
Membuat tema atau konsep acara yang jelas
Tadi kita sudah membahas tentang menerapkan konsep atau tema acara yang jelas. Lalu bagaimana sih mendapatkan konsep acara yang bagus?, konsep acara yang baik adalah mampu memberikan tampilan yang menarik untuk publik.
Mungkin ada sebuah acara sudah pernah diterapkan sebelumnya, nah dengan kreativitas yang tinggi maka sebuah acara akan tampil lebih menarik dan menyuguhkan suasana yang lebih segar.
Dalam menyusun konsep acara, adapun pihak penyelenggara akan melakukan diskusi atau rapat internal terhadap para tim Anda.
Salah satu faktor yang paling mempengaruhi terhadap sebuah konsep acara adalah target audience yang dituju.maka dari itu siapakah orang yang diharapkan untuk hadir di event konser yang Anda selenggarakan.
Semisal masalah yang sering dihadapi adalah mengadakan sebuah acara konser musik keroncong namun ternyata di daerah tersebut lebih banyak remaja yang lebih menyukai konser musik korea atau K POP.
Maka dari itu setiap event konser harus Anda lakukan sesuai dengan audiencenya atau juga bisa sesuaikan dengan daerahnya.
Perencanaan anggaran
Menyelenggarakan konser musik apalagi dengan kapasitas yang besar maka Anda akan membutuhkan anggaran yang super besar pula.
Adapun perlengkapan yang harus Anda siapkan seperti sewa tenda, sound system, konsumsi, seragam crew, media iklan untuk branding, ID card, dan sejenisnya.
Untuk mempermudah Anda bisa membuat daftar atau checklist peralatan dan perlengkapan yang detail dan lengkap untuk menunjang operasional acara.
Jika daftar peralatan utama telah disusun, maka selanjutnya adalah mencari tahu harga tiap-tiap item yang ada dalam daftar tersebut. Untuk mengetahui berapa biaya masing-masing item tentu Anda perlu survei ke vendor-vendor terpercaya yang ada di kota Anda.
Misalnya Anda ingin tahu berapa biaya produksi ID card sejumlah 200 pcs, maka Anda perlu mengecek harga cetak di tempat percetakan terdekat.
Tips yang sering dilakukan oleh penyelenggara event biasanya mencari vendor yang bisa memberi harga lebih murah namun dengan kualitas yang bagus. Hal itu dilakukan untuk menekan ongkos produksi dan mencegah terjadinya pembengkakan biaya operasional.
Jika daftar peralatan utama udah disusun, maka seterusnya adalah mencari mengetahui harga masing-masing item yang ada di dalam daftar tersebut. Untuk mengetahui berapa biaya masing-masing item tentu anda wajib survei ke vendor-vendor terpercaya yang ada di kota Anda.
Misalnya anda idamkan mengetahui berapa biaya memproses ID card sejumlah 200 pcs, maka anda wajib mengecek harga cetak di daerah percetakan terdekat.
Tips yang kerap ditunaikan oleh penyelenggara event umumnya mencari vendor yang bisa memberi harga lebih murah tetapi bersama dengan kualitas yang bagus. Hal itu digunakan untuk menekan biaya memproses dan menahan terjadinya pembengkakan biaya operasional.
Penyusunan timeline
Timeline perlu disusun agar jalanya acara bisa terjadwal dengan baik. Timeline ini sekaligus memastikan bahwa segala sesuatunya sudah dikerjakan dengan baik.
Penyusunan timeline ini dilakukan dengan membuat semacam tabel yang berisikan tanggal dan bulan dilaksanakannya konser tersebut.
Didalam timeline ini terdapat jadwal atau tenggat waktu pekerjaan yang harus diselesaikan, misalnya tanggal 30 juli 2021 panggung konser sudah harus dibuat lengkap dengan sound systemnya
Buat rundown acara yang terencana
Apa itu rundown, rundown adalah jadual atau rangkaian kegiatan pada saat berlangsungnya konser.
Rangkaian acara ini harus disusun dengan sebaik-baiknya. Karena dengan rundown bisa dijadikan informasi jalannya acara untuk para penonton yang hadir ke konser. Tak jarang ada penonton yang tadinya tidak ingin hadir, namun setelah melihat rundown jadi ingin hadir.
Tentukan Jumlah Penonton yang hendak dicapai
Target dari jumlah penonton merupakan sebuah inti dari acara. Misalnya saja Anda mengadakan konser boyband terkenal asli dari Korea yang memakan biaya hingga milyaran rupiah tentu target penonton yang hadir juga harus besar untuk mendapatkan untung dari penjualan tiket.
Menyusun rencana alternatif
Ada kalanya satu rencana yang telah disusun ternyata tidak berjalan dengan seharusnya. Maka dari itu diperlukannya “Plan B” atau rencana alternatif jika terjadi hal yang tidak diinginkan.
Misalnya saja ada salah satu artis yang berhalangan hadir maka Anda harus siap menyediakan artis pengganti atau acara lainnya.
Menentukan pengisi acara
Tak jarang pengisi acara merupakan faktor paling penting dari sebuah pertunjukan konser. Maka dari itu pengisi acara seharusnya memiliki kompetensi dan keahlian di bidangnya.
Selain pengisi acara, MC atau master of ceremony juga harus diperhatikan, host atau moderator yang akan memandu jalannya kegiatan.
Untuk mendapatkan pengisi acara, maka penyelenggara kudu mengakibatkan pengisi acara selanjutnya jauh-jauh hari sebelumnya.
Selain itu, Anda juga kudu mampu meyakinkan bahwa pengisi acara selanjutnya mampu ada terhadap sementara acara berlangsung.
Tentu saja, pengisi dan pembawa acara mendapatkan kompensasi berwujud komisi atau honor yang diberikan oleh penyelenggara. Harga yang dipatok oleh pengisi maupun pembawa acara berbeda-beda tergantung dengan reputasi dan pengalaman yang ia miliki.
Kerja sama dengan vendor terpercaya
Dalam menyelenggarakan pertunjukan konser tentu kita membutuhkan bantuan dari pihak ketiga atau vendor acara yang terpercaya.
Adapun vendor yang penting untuk diajak kerja sama adalah catering, sewa mobil, tenda, booth pameran, sound system, dan sebagainya.
Walaupun jika Anda ingin menyiapkan semuanya sendirian alangkah baiknya dibantu dengan vendor tersebut agar mendapatkan hasil yang lebih tersusun dan maksimal.
Namun dalam memilih vendor alangkah baiknya Anda Anda memilih vendor yang memiliki pengalaman dan juga Track Record yang jelas.
Dalam hal ini saya akan mengambil contoh tentang vendor jaringan. Mengapa dibutuhkan jaringan dalam sebuah konser?, Karena di masa pandemi ini biasanya diadakan dengan konser yang terbatas untuk menonton langsung di tempat.
Untuk yang tidak kebagian tempat nonton langsung maka bisa membeli tiket konser virtual yang tentu dibutuhkan perangkat jaringan atau broadcast ke internet yang lebih mumpuni.
Maka dibutuhkan vendor yang menyediakan manage service yang berpengalaman seperti NetData.
Selesaikan masalah perizinan
Perizinan merupakan sebuah bentuk legalitas bahwa konser yang Anda selenggarakan sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku baik peraturan daerah maupun hukum.
Dan juga perizinan yang jelas maka konser yang terlaksana akan memiliki tingkat keamanan yang baik bagi penonton yang hadir karena secara langsung akan terlindung oleh pihak yang berwajib.
Adapun persyaratan perizinan ini bisa berupa apa saja mulai dari perizinan acara, tempat kegiatan, waktu, pengisi acara, dan jumlah penonton.
Pembagian tugas tim yang jelas
Sudah menjadi hal yang biasa bahwa keberhasilan dari sebuah pertunjukan konser adalah tim yang terintegrasi.
Setiap anggota dalam tim yang menyelenggarakan konser harus memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing yang jelas.
Dan juga pastikan setiap anggota memiliki keahlian dalam tugas yang diberikan. Maka dari itu perlu diadakan rapat dan dilengkapi dengan dokumen tertulis terhadap apa saja tugas masing-masing anggota, jangan sampai ada kebingungan ataupun ketidak mampuan dari setiap anggota.
Menentukan media promosi
Apakah acara konser dengan artis yang terkenal apakah sudah cukup untuk mengundang calon penonton? Tentu tidak, karena acara konser akan ramai penonton jika promosinya gencar dilakukan.
Nah adapun beberapa media promosi yang cocok misalnya surat kabar, majalah, radio, internet, media luar ruang atau brosur.
Pemilihan fasilitas promosi pasti saja mempertimbangkan budget yang tersedia. Agar lebih efektif dan efisien, pilihlah fasilitas promosi yang bisa memberikan pengaruh semaksimal barangkali bersama dengan cost seminimal mungkin.
Jika budget sebenarnya mencukupi, tidak ada salahnya kenakan fasilitas promosi yang mahal biayanya seperti billboard misalnya.
Namun, terkecuali dananya terbatas, maka fasilitas sosial kondang seperti Facebook, Instagram atau Twitter bisa jadi pilihan yang tepat.
Evaluasi
Evaluasi ini dilakukan setelah acara konser sudah selesai. Mengapa diperlukannya evaluasi, hal ini dilakukan untuk menemukan kelemahan-kelemahan yang terjadi selama berlangsungnya acara dan memperbaikinya pada konser selanjutnya.
Keberhasilan sebuah event ditentukan banyak faktor. Dengan planning yang matang disertai dengan pelaksanaan di lapangan yang baik maka event sanggup berjalan sesuai rencana dan menggapai objek yang diharapkan.
Managed Service Netdata
Sesuai bersama topik kali ini pengadaan sebuah konser khususnya bersama kapasitas penonton yang besar.
Maka dari itu diperlukan kerjasama dari pihak ketiga untuk menunjang mengelola konser demi kelancaran acara Anda.
Salah satu bentuk kerjasama dari pihak ketiga yang sangat vital adalah manage service. Manage service ini bisa berwujud bermacam hal khususnya dalam bidang IT.
Seperti yang dikatakan sebelumnya bahwa kita mesti mendapatkan pemberian dari bermacam vendor terhitung dalam hal koneksi jaringan dan didalam hal IT lainnya.
Guna dari manage service ini pastinya dapat beri tambahan Anda keuntungan didalam kemudahan dan kelancaran menyelenggarakan acara.
Adapun vendor ternama yaitu NetData yang siap menunjang Anda di dalam sarana manage service bersama bermacam kelebihan dan profesionalitas yang tinggi.
Service Netdata Untuk Konser
NetData sebagai penyedia sarana manage service yang terpercaya di Indonesia, Anda akan memperoleh banyak keuntungan bersama profesionalitas yang terbaik.
Jaringan
Netdata bisa menjadi solusi yang paling pas yang bagi Anda yang inginkan menyelenggarakan konser yang besar juga aset IT layaknya jaringan untuk berjalannya sebuah konser yang lebih modern. NetData akan mengambil keputusan tidak ada problem keamanan dan juga kemacetan.
Pemasangan kabel
Pemasangan kabel adalah suatu yang urgent di mana banyak sekali kabel-kabel jaringan yang saling terhubung ke komputer untuk memberi tambahan komunikasi lancar.
Dengan konektivitas yang bagus akan memberi tambahan kelancaran terhadap keberlangsungan konser yang Anda selenggarakan.
Cloud service
Untuk sarana cloud sesungguhnya tidak seluruh konser diperlukan namun proses cloud yang baru ini juga bisa menaikkan performa proses yang sudah ada.
Integrator system
Integrator proses ini adalah mengintegrasikan proses yang udah ada bersama proses berasal dari pihak NetData untuk memberi tambahan kelancaran berasal dari acara yang Anda selenggarakan.
Karena bersama konser yang terintegrasi bisa mempermudah tim untuk menyesuaikan jalannya acara bersama pakai laptop saja. Tertarik dengan service untuk konser dari Netdata ? Anda bisa hubungi kami disini.
Demikianlah bahasan kita kali ini mengenai NetData sarana manage pelayanan bersama membantu Anda menyelenggarakan konser yang besar dengan lancar dan profesional.
