Mail Server, siapa yang tidak pernah mendengarnya? Walaupun memang sekarang ini sudah banyak teknologi secara virtual, akan tetapi penggunaan email memang sangat penting sampai dengan sekarang ini. Email bisa dianggap lebih formal daripada Anda melakukan bisnis dengan percakapan melalui Whatsapp atau aplikasi chat yang lainnya.
Salah satu fitur yang sangat berperan untuk mengirim dan juga menerima email bisnis dari perusahaan adalah mail server. Apakah Anda memang perlu untuk menggunakan service ini pada perusahaan Anda? Dan bagi Anda yang masih belum tahu, bagaimana cara kerjanya? Mari kita cari tahu sekarang juga!
Daftar Isi
Apa Itu Mail Server
Mail server bisa diibaratkan tuan rumah yang menyediakan fasilitas “kantor pos elektronik”. Ini menyimpan surat masuk untuk didistribusikan ke pengguna dan meneruskan surat keluar. Istilah ini mungkin hanya merujuk pada aplikasi yang menjalankan layanan ini, yang dapat berada di mesin dengan layanan lain, tetapi untuk dokumen ini istilah tersebut mengacu pada seluruh host termasuk aplikasi server email, sistem operasi host, dan perangkat keras pendukung.
Mari kita kupas lebih dalam lagi tentang service ini dari segi pengertian, fungsi, dan juga jenis dari server yang satu ini.
Pengertian Mail Server
Mail server adalah sistem komputer yang berfungsi untuk mengelola proses penerimaan, pengolahan, penyimpanan, dan pengiriman email melalui jaringan internet. Dengan menggunakan service ini, pengguna dapat saling mengirim pesan melalui perangkat mereka, dan proses ini melibatkan server untuk mengatur penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman pesan tersebut.
Meskipun pengiriman email terlihat instan, sebenarnya sistem service ini memiliki kompleksitas tersendiri. Setiap kali seorang pengguna mengirimkan email melalui internet, sistemnya akan meneruskan pesan tersebut ke server tujuan yang dituju oleh penerima. Proses ini memungkinkan pengiriman email dapat terjadi secara efisien dan akurat.
Fungsi Mail Server
Mail server mengirim pesan dari satu klien email ke klien email lainnya. Klien email adalah aplikasi berbasis web atau desktop yang menerima dan menyimpan pesan email. Beberapa klien email yang paling banyak digunakan termasuk Microsoft Outlook, Gmail, dan Apple Mail.
Jenis Mail Server
Ada beberapa jenis dari service ini, di antaranya:
- SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
SMTP adalah protokol transfer email yang paling umum. Itu karena itu adalah protokol standar untuk server surat keluar mana pun.Saat pengguna membuat permintaan surat keluar, tekan kirim pada email SMTP adalah protokol yang pertama kali menangani permintaan tersebut. Saat mengirim email, klien email membuka koneksi dengan server SMTP yang relevan. - IMAP (Internet Message Access Protocol)
Secara singkat, IMAP adalah protokol yang digunakan oleh server email masuk. Ini adalah protokol yang mengelola dan mengambil pesan email. Oleh karena itu, hanya dapat menerima pesan tetapi tidak dapat mengirim email. - POP (Post Office Protocol)
Jenis lain dari protokol server surat yang berkaitan dengan surat masuk adalah POP. Itu mengambil email dari server email dan membawanya ke klien. Versi yang paling umum digunakan adalah POP3, atau Post Office Protocol versi 3.
Cara Kerja Mail Server
Agar sistem komputer berfungsi sebagai server surat, ia harus menginstal perangkat lunak server surat. Perangkat lunak ini kemudian memungkinkan administrator sistem untuk mengelola dan membuat akun email untuk salah satu domain yang dihosting di server.
Selain itu, Anda memiliki protokol. Protokol adalah aturan perangkat lunak jaringan yang memungkinkan komputer terhubung ke jaringan di mana saja sehingga Anda dapat berbelanja online, mengirim email, dan menjelajah internet dengan bebas. Protokol ini adalah komponen penting dari aktivitas jaringan Anda.
Kekurangan dan Kelebihan Mail Server
Walaupun memang ini terknologi yang sangat penting bagi perusahaan dalam sistem surat menyurat secara professional dan juga mudah, ternyata juga ada kekurangannya.
Kekurangan Mail Server
Untuk kekurangannya tidak banyak. Berikut ini adalah kekurangan dari penggunaannya:
- Memerlukan keahlian teknis untuk dikelola
- Untuk organisasi kecil, layanan email jarak jauh mungkin lebih hemat biaya
Kelebihan Mail Server
Disamping adanya kekurangan, kelebihan dari mal server juga ada sangat banyak, di antaranya:
- Setiap orang dapat memiliki kotak masuk terkait bisnis mereka sendiri
- Hanya orang yang berwenang yang dapat mengirim atau menerima email
- Spam dapat disaring sebelum mengotori kotak masuk mereka
- Email dapat diarsipkan / disimpan untuk memenuhi persyaratan hukum yang harus dipatuhi oleh beberapa perusahaan.
- Setiap kotak masuk dapat dialokasikan batas kuota
- Kalender bersama dapat diatur
Penggunaan Mail Server
Mail server memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan untuk operasional dari bisnisnya. Misalkan saja jika Anda menggunakannya, maka setiap karyawan akan bisa mendapatkan email bisnis sendiri. Jadi, komunikasi antar karyawan akan berjalan dengan mudah dan cepat.
Selain itu, sistem ini akan memungkinkan setiap karyawan bisa berkolaborasi dalam sebuah proyek. Caranya adalah dengan berbagai antar folder dan juga file.
Dapatkan penawaran harga yang sangat menarik bagi Anda yang tertarik untuk mengimplementasikan mail server pada perusahaan Anda hanya di NetData!
Minta Penawaran Harga ! 
