Apakah Anda mengadakan acara yang besar dalam waktu dekat? Lalu Anda bingung terhadap mengatur dalam mengkoordinasi acara tersebut? Jika iya maka Anda berjalan dengan lancar dan sukses.
Ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan dalam mengadakan acara khususnya acara yang besar. Berikut ini Anda merangkum 8 hal penting yang harus diperhatikan :
Daftar Isi
General Meeting
Rapat dengan orang yang penting karena akan menentukan hal-hal mendasar dan konseptual dalam event. Jika Anda seseorang yang bertanggung jawab terhadap penyelenggara rapat maka Anda harus mengetahui beberapa hal yang harus dipersiapkan dan konsep rancangan acara.
Jika rapat Anda sukses maka kemungkinan besar acara yang Anda selenggarakan akan sukses sesuai dengan ekspektasi para klien Anda.
Setelah general meeting, seorang EO harus melakukan internal meeting untuk menurunkan perencanaan konseptual sehingga menjadi perencanaan teknis dan membaginya kepada setiap divisi dalam tim EO tersebut.
Anggaran Biaya
Salah satu hasil dari rapat sebelumnya adalah perencanaan anggaran biaya. Sehingga dapat menentukan berapa biaya yang dimiliki oleh klien untuk mengadakan acara tersebut.
Penentuan anggaran di awal sangat penting karena terkait dengan pembelanjaan anggaran yang tidak bisa lebih dari budget awal.
Setelah klien menentukan anggaran, maka kita sebagai tim EO harus segera membagi anggaran tersebut kepada setiap divisi, seperti untuk keperluan penyewaan tempat atau gedung, akomodasi, logistik, pengadaan konsumsi, sound system, dekorasi, souvenir, sampai fee jika mengundang pembicara atau MC.
Check List
Banyak hal yang harus dikerjakan dalam mempersiapkan sebuah acara yang besar. Supaya tidak ada hal yang terlewatkan alangkah baiknya sebagai seorang ketua panitia Anda membuat sebuah checklist atau daftar untuk mengerjakan tugas wajib.
Jika tidak ada checklist ini maka menjadi akar masalah tidak terlaksananya suatu pekerjaan karena memori ingatan manusia yang terbatas.
Timeline Kerja
Setiap pembagian kerja dan sudah masuk dalam checklist harus ditentukan waktu pengerjaan agar tidak ada pekerjaan yang terlambat diselesaikan.
Biasanya terdapat hal-hal yang harus dipersiapkan jauh sebelum hari diselenggarakannya acara tersebut seperti penyewaan ruangan atau tempat, pemesanan catering atau makanan, pemesanan souvenir, menghubungi pembicara atau pemateri hingga menghubungi para tamu yang penting.
Jika timeline kerja tidak disusun dengan baik maka ada beberapa hal yang sudah dipersiapkan malah tidak terlaksanakan mendekati hari diselenggarakannya.
Rundown Acara
Rundown ini adalah susunan acara yang jelas dimana setiap acara harus dilakukan secara sistematis dan harus terjadwal.
Seiring berjalannya persiapan acara rundown harus terus diupdate karena tidak semua rencana yang sudah disiapkan berjalan sesuai keinginan, misalnya saja lokasi acara berubah, pembicara atau MC menyampaikan konten acara yang mungkin bisa berubah.
Koordinasi Vendor
Sebagian acara yang besar sudah pasti akan membutuhkan pihak ketiga untuk memenuhi kebutuhan acara tersebut.
Sebagai EO tentu tidak akan bisa atau sangat kesulitan jika harus memenuhi segala kebutuhan acara yang besar.
Pihak ketiga ini harus dipilih dengan baik sehingga hal-hal yang penting bisa terpenuhi misalnya saja penyediaan jaringan atau wifi untuk kebutuhan acara tersebut.
Vendor Makanan atau Catering
Diselenggarakannya sebuah acara khususnya acara yang besar tentu akan membutuhkan catering untuk memenuhi kebutuhan logistik.
Pengadaan makanan tentu harus disesuaikan dengan anggaran biaya. Pastikan vendor makanan memiliki reputasi yang baik, atau jika perlu Anda bisa mensurvey untuk membandingkan vendor penyedia makanan untuk mendapatkan vendor terbaik.
Vendor Ruangan / Gedung
Gedung atau tempat acara tentu harus disesuaikan dengan anggaran biaya dan kebutuhan. Sesuaikan kapasitas ruangan dengan jumlah orang yang hadir dalam acara yang Anda buat.
Pastikan fasilitas ruangan atau tempat harus memiliki fasilitas yang dibutuhkan termasuk toilet, tempat parkir, mushola, dan pendingin ruangan yang baik hingga sound system yang memadai.
Pemilihan tempat haruslah memiliki faktor yang strategis supaya setiap orang yang datang ke acara Anda tidak terlalu kesulitan untuk hadir.
Vendor Souvenir
Souvenir adalah sebuah hal yang tidak wajib dari sebuah acara namun memiliki faktor yang penting untuk memberikan kesan yang dapat dikenang terhadap acara yang Anda buat.
Alangkah baiknya souvenir ini juga bisa memiliki faktor yang bermanfaat seperti souvenir tas, dompet, buku, pulpen, dan lain sebagainya karena dapat dipakai untuk kebutuhan sehari-hari.
Untuk pemilihan vendor souvenir juga harus Anda lihat reputasinya juga sekaligus macam souvenir yang mereka sediakan semakin lengkap maka semakin baik reputasinya.
Media Promosi
Untuk acara besar yang Anda adakan merupakan acara yang membutuhkan undangan atau tiket untuk hadir maka Anda memerlukan media promosi.
Promosi ini adalah upaya untuk mengenalkan ke semua orang bahwa Anda mengadakan acara besar yang dapat dihadiri oleh setiap orang yang membeli tiket acara.
Semakin bagus promosi maka akan semakin banyak orang yang akan hadir di acara yang Anda buat.
Promosi ini bisa dilakukan di banyak platform seperti promosi digital yang saat ini sedang ngetrend. Karena setiap publikasi melalui media digital tidak memakan biaya yang mahal dan juga bisa menyasar ke kalangan milenial dengan mudah.
Promosi media digital ini cukup mudah dilakukan dengan memanfaatkan penyedia iklan di beberapa platform forum, media sosial, hingga meminta influencer untuk mempromosikan acara yang Anda buat melalui media digital mereka.
Final Check dan Rencana Cadangan
Setiap orang atau tim yang mengerjakan acara Anda tentu harus perlu diintegrasi tugasnya. Final check atau pengecekan akhir ini diperlukan melaksanakan acara agar tidak ada hal yang terlewat dan setiap tim akan mengetahui setiap rancangan acara yang sudah dipersiapkan.
Dibahas pula rencana cadangan atau plan B dalam mengadakan acara. Tidak semua hal yang dipersiapkan akan brejalan dengan lancar.
Rencana cadangan ini dipersiapkan jika acara terjadi hal yang tidak diinginkan. Seperti misalnya acara yang mundur, pembicara yang berganti, jumlah peserta yang berubah, dan lain sebagainya.
Cek Produk Router dari NetData disini :
Access Point
Managed Service NetData
Sesuai dengan topik kali ini pengadaan sebuah acara atau event khususnya dengan kapasitas tamu yang besar.
Maka dari itu diperlukan bantuan dari pihak ketiga untuk membantu mengelola demi kelancaran acara Anda.
Salah satu bantuan dari pihak ketiga yang sangat vital adalah manage service. Manage service ini bisa berupa berbagai hal khususnya dalam bidang IT.
Seperti yang dikatakan sebelumnya bahwa kita perlu mendapatkan bantuan dari berbagai vendor termasuk dalam hal koneksi jaringan dan dalam hal IT lainnya.
Guna dari manage service ini tentunya akan memberikan Anda keuntungan dalam kemudahan dan kelancaran menyelenggarakan acara.
Adapun vendor ternama yakni NetData yang siap membantu Anda dalam layanan manage service dengan berbagai kelebihan dan profesionalitas yang tinggi.
Service NetData Untuk Acara
NetData sebagai penyedia layanan manage service yang terpercaya dan berkualitas, Anda akan mendapatkan banyak keuntungan dengan profesionalitas yang terbaik.
Jaringan
Netdata dapat menjadi solusi yang sangat tepat yang bagi Anda yang ingin menyelenggarakan acara yang besar termasuk aset IT seperti jaringan untuk berjalannya sebuah acara yang lebih modern. NetData akan memutuskan tidak ada permasalahan keamanan dan juga kemacetan.
Pemasangan kabel
Pemasangan kabel adalah suatu yang krusial dimana banyak sekali kabel-kabel jaringan yang saling terhubung ke komputer untuk memberikan komunikasi lancar.
Dengan konektivitas yang bagus akan memberikan kelancaran terhadap keberlangsungan acara yang Anda selenggarakan.
Cloud service
Untuk layanan cloud memang tidak semua acara diperlukan namun sistem cloud yang baru ini juga dapat meningkatkan performa sistem yang sudah ada.
Integrator system
Integrator sistem ini adalah mengintegrasikan sistem yang sudah ada dengan sistem dari pihak NetData untuk memberikan kelancaran dari acara yang Anda selenggarakan.
Karena dengan sistem yang terintegrasi dapat mempermudah tim untuk mengatur jalannya acara dengan menggunakan laptop saja.
Demikianlah bahasan kita kali ini tentang NetData layanan manage service dengan membantu Anda menyelenggarakan acara yang besar.
