Saat pandemi sekarang ini, banyak perusahaan atau kantor yang membuat kebijakan untuk WFH (Work From Home) atau kerja dari rumah. Ini memang menjadi hal yang sangat wajar bagi para pekerja kantoran, bahkan sekarang ini masih ada yang bekerja dari rumah karena memang sudah nyaman atau kebijakan dari perusahaan. Namun, ada masalah yang menjadi sorotan, adalah bagaimana cara mengoptimalkan kolaborasi daring selama WFH.
Memang, pekerjaan ada yang bisa dikerjakan secara mandiri, namun pada umumnya karyawan membuthkan kolaborasi agar tetap aktif dalam mengerjakan pekerjaannya.
Walaupun telah banyak yang mengaplikasikan alat kolaborasi daring, belum tentu perusahaan telah memanfaatkannya secara maksimal. Jadi, bagaimana cara mengoptimalkannya?
Daftar Isi
Penjelasan Singkat WFH
WFH memang menjadi trend untuk saat ini karena bekerja bisa dimanapun dan kapanpun tanpa harus ke kantor. Sebenarnya apa yang dimaksud dengan WFH?
WFH adalah singkatan dari “Work From Home” yang menggambarkan pekerjaan yang dilakukan dari jarak jauh, bukan di kantor. Singkatan “WFH” digunakan sebagai nama panggilan untuk konsep tersebut.
Banyak organisasi yang mengalihkan karyawannya dari kantor ke WFH selama pandemi global Coronavirus.
Pembelajaran Jarak Jauh (Remote Learning)
Pembelajaran jarak jauh atau remote learning adalah sesuatu yang harus dapat dimatikan dan diberdayakan oleh suatu daerah berdasarkan kebutuhan; namun, efisiensi transisi ke pembelajaran jarak jauh bergantung pada kesiapan, alat teknologi, atau infrastruktur pendukung siswa secara keseluruhan.
Ini berbeda dengan sekolah virtual atau program pembelajaran virtual yang biasanya telah melalui proses resmi pendirian sekolah, mengadopsi kurikulum online, dan membuat struktur khusus untuk mendukung siswa yang terdaftar di sekolah tersebut.
Remote learning dalam dunia kerja lebih intens, ada beberapa cara untuk remote learning dalam melakukan optimalisasi kolaborasi selama WFH.
Manfaatkan Rapat Berkala Untuk Kebutuhan Strategis
Melakukan rapat atau meeting secara berkala dapat menemukan berbagai ide yang cemerlang dari cara bertukar pendapat antar audience. Namun, ini bukan berarti harus menambah jadwal untuk melakukan rapat secara berkala.
Jika hal ini memungkinkan, masukkan agenda diskusi strategis/kreatif ke dalam jadwal rapat virtual terjadwal yang sudah ada. Sebagai alternatif, Anda bisa memutuskan jadwal rapat khusus sekali sebulan untuk diskusi strategis dan kreatif.
Berbagi Dokumen
Walaupun memang berbagi dokumen tidak seharusnya dilakukan secara real time (sinkron), tapi ada juga kolaborasi juga dapat dilaksanakan secara asinkron (tidak pada waktu berbarengan). Bila tim Anda tidak perlu mengerjakan komunikasi sinkron untuk kerja sama, lakukan kolaborasi dengan berbagi dokumen.
Beragam aplikasi daring dan layanan penyimpanan daring memungkinkan karyawan perusahaan untuk berbagi dokumen dan dilengkapi dengan fitur pelacakan perubahan.
Bekerja Berdampingan Secara Virtual
Di kantor, Anda bisa bekerja secara berdampingan, namun untuk secara virtual seperti ini, tentunya hal ini sangat jarang untuk terjadi dikarenakan jam kerja yang opsional untuk kebanyakan perusahaan.
Bekerja secara berdampingan secara virtual bisa dikerjakan dengan aplikasi konferensi video. Para karyawan bisa mengawali sesi konferensi video, lalu mengerjakan tugas yang seharusnya dikerjakan bersama.
Optimalkan Pesan Instan
Pesan instan bisa menjadi alat komunikasi lain untuk lebih tepat sasaran bekerja sama dengan rekan sejawat. Dibandingkan telepon dan konferensi video, pesan instan tidak terlalu menuntut perhatian. Selain itu pesan instan lebih gampang digunakan sambil melaksanakan tugas lain.
Pesan instan juga pada hakikatnya yakni alat asinkron dan Anda tidak perlu membalas pesan saat itu juga. Tentunya tidak setiap problem bisa diselesaikan lewat pesan instan. Dalam hal ini, tim bisa beralih ke telepon atau konferensi video.
Solusi Andal
Hal-hal seperti yang sudah disebutkan diatas tentunya akan tidak akan berguna jika Anda tidak menggunakan solusi kolaborasi selama WFH. Pilihlah solusi kolaborasi seperti sistem cloud yang memungkinkan untuk melakukan pekerjaan dengan cara kolaborasi secara real time.
Kolaborasi Daring Selama WFH
Sebelum pandemi COVID-19, paling banyak 5% orang Indonesia bekerja dari rumah selama lebih dari tiga hari per minggu, sedangkan diperkirakan, pada April 2020, sebanyak 37% orang Indonesia bekerja dari rumah (WFH) full-time. Dengan demikian, dalam hitungan minggu, pandemi menyebabkan sekitar sepertiga pekerja Indonesia beralih ke WFH dan hampir setiap orang Indonesia yang dapat bekerja dari rumah melakukannya.
Namun, apakah WFH memiliki sisi negatif? Tentunya ada, tidak semua orang terbiasa dengan WFH pada awalnya karena biasanya karyawan berinteraksi dengan pekerja yang lain terkait dengan pekerjaan secara langsung. Namun di WFH seperti ini tentu harus mencari cara untuk melakukan kolaborasi daring selama WFH.
5 Jenis Alat Bantu Kolaborasi yang Akan Meningkatkan Produktivitas
Untuk bisa meningkatkan produktivitas pada saat WFH, ada 5 jenis alat bantu kolaborasi yang akan meningkatkan produktivitas Anda selama WFH, antara lain adalah:
1. Alat Bantu Manajemen Proyek Akan Memastikan Semua Pekerjaan Berjalan Sebagaimana Mestinya
Misalnya saja pada suatu situasi di pekerjaan Anda merencanakan proyek seperti membuat halaman website, kemungkinannya ialah Anda mendapatkan proyek besar yang mengharuskan banyak orang menjalankan tugas mereka masing-masing. Untungnya, ada alat bantu manajemen proyek untuk menolong Anda mengelola segala serba-serbinya secara efektif.
2. Konferensi Video Membangun Hubungan
Konferensi video dapat membantu untuk membangun hubungan antar karyawan atau antar client. Umpamanya, firma pengembangan perangkat lunak memiliki sebagian proyek yang cukup besar untuk dibahas, tapi anggota tim berada di tiga kantor berbeda di seluruh negeri.
Ketimbang membikin rantai email yang panjang atau memulai panggilan konferensi, yang keduanya gampang untuk dilalaikan, tim dapat berkumpul dalam ruangan virtual. Yakni, mengamati kolega Anda secara tatap muka akan meningkatkan keterlibatan dan produktivitas.
3. Obrolan Kantor Menyelesaikan Segalanya
Adakalanya, hanya dengan mengajukan pertanyaan singkat dan mendapatkan jawaban segera sangat bermanfaat. Dengan alat tolong olahpesan instan yang dibuat untuk kantor Anda, yang berarti setiap orang bisa masuk dan memecahkan dilema dengan cepat yang terkait dengan pekerjaan.
4. Revisi Dokumen Secara Real-time Mengurangi Penundaan
Ini adalah situasi yang sangat penting sekali demi keberlangsungan pekerjaan dan terkait dengan costumer. Contohnya, biro iklan sedang menangani proyek besar yang melibatkan banyak curah pendapat, pengeditan, dan revisi. Menyimpan proyek tersebut secara online dan menjalankannya bersama, berarti mereka dapat memandang profesi tiap orang, melacak perubahan yang disarankan, dan berprofesi dengan umpan balik yang diberi tahu secara instan.
5. Penyimpanan Cloud Dengan Kontrol Versi Memastikan Segalanya Teratur
Menyimpan proyek atau dokumen di cloud ialah sistem termudah untuk mengetahui setiap orang yang membutuhkannya memiliki jalan masuk ke sana setiap waktu, dari manapun itu. Keunggulannya ialah kolaborasi real-time, namun juga berarti semua orang bisa ikut online dalam sekejap, menemukan versi tertentu, dan menyimpan salinan jika diperlukan, sebelum menambahkan umpan balik.
Hal Utama Pada Proses Daring Selama WFH
Perlu sobat Netdata perhatikan, membangun linkungan kerja selama WFH yang nyaman dan terorganisir sangatlah penting. Ini berarti merupakan tanggung jawab masing-masing untuk bisa menjalankan proses daring selama WFH sebaik mungkin.
Terdapat beberapa hal utama yang harus dilakukan pada proses daring selama WFH, antara lain adalah:
Koneksi
Sebagai karyawan yang bekerja dari rumah, hal terpenting yang Anda butuhkan untuk berhasil dalam posisi kerja jarak jauh adalah koneksi internet yang kuat. Ini akan memungkinkan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan Anda, berkolaborasi dengan rekan kerja dan tetap berhubungan dengan klien dan pelanggan. Tanpa sinyal internet yang baik, ini dapat menyebabkan panggilan video yang tidak lancar, waktu pengunduhan yang lama, dan masalah komunikasi.
Tampilan Visual
Media atau alat bantu pekerjaan visual secara umum kapabel menarik perhatian karyawan. Media visual juga menolong menjaga supaya konsentrasi pekerja tetap berada pada pekerjaannya yang harus dikerjakan. Peran media visual kian penting ketika pembelajaran dijalankan secara daring atau jarak jauh seperti kini.
Dan sama seperti media pekerjaan yang lain, media visual bisa diciptakan sendiri oleh karyawan atau yang berkaitan dengan memberikan pekerjaan. Media tersebut, umpamanya, gampang diciptakan dan diterapkan dalam pekerjaan digital jarak jauh.
Suasana Pembelajaran
Suasana yang mendukung adalah hal paling penting. Anda bisa merencanakan untuk membuat working space sendiri Anda di rumah. Dengan tampilan yang nyaman, maka Anda bisa lebih leluasa dalam berpikir atau brain storming untuk memecahkan segala permasalahan atau pekerjaan yang ada.
