Sekarang ini data memiliki peranan yang sangat penting bagi semua sektor industri ataupun perusahaan. Handle tingkat tinggi setiap data termasuk salah satunya adalah keamanan adalah hal yang sangat penting. Perlu adanya ketelatenan dan ketelitian. Menggunakan sumber daya manusia memang penting, tapi alangkah bijaknya jika terdapat bantuan dari otomatisasi data.
Otomatisasi data data adalah otomatisasi yang memungkinkan perusahaan mempercepat berbagai proses pengolahan informasi, mulai dari entri, validasi, penyaringan, integrasi, hingga analisis, tanpa perlu intervensi manual yang berulang.
Ingin lebih tahu mengenai otomatisasi data? Anda bisa membacanya di sini!
Daftar Isi
Cara Kerja Otomatisasi Data
Teknologi ini umumnya didukung oleh alat otomatisasi seperti Robotic Process Automation (RPA), yang dirancang untuk mengurangi beban kerja berulang pada tim operasional.
Tujuan utama data automation bukan untuk menggantikan manusia, melainkan meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengolahan data, sehingga menghasilkan output yang lebih optimal.
Agar proses otomatisasi berjalan efektif, sistem perlu diintegrasikan dengan teknologi pendukung seperti RPA, kecerdasan buatan (AI), dan machine learning (ML), sehingga mampu beradaptasi dan berkembang sesuai kebutuhan bisnis.
Untuk cara kerja dari otomatisasi data ini sebenarnya berurutan, yaitu:
- Pengambilan Data
Data dikumpulkan dari berbagai sumber seperti aplikasi web, database, sistem ERP, hingga perangkat IoT. Proses ini dapat dilakukan melalui API, integrasi langsung, atau metode lain seperti web scraping. - Pembersihan dan Normalisasi
Langkah selanjutnya adalah menghapus duplikasi, memperbaiki kesalahan, dan melengkapi data yang kurang. Normalisasi diperlukan agar semua data dari berbagai sumber memiliki format seragam dan siap dianalisis. - Transformasi Data
Data yang telah dibersihkan kemudian diolah, baik dengan menggabungkan beberapa sumber, menghitung metrik tertentu, atau menerapkan logika bisnis untuk menghasilkan data yang siap digunakan dalam pengambilan keputusan. - Analisis dan Visualisasi
Setelah transformasi, sistem analitik otomatis digunakan untuk mengidentifikasi pola atau tren. Hasilnya divisualisasikan dalam bentuk dashboard atau laporan interaktif untuk memudahkan interpretasi. - Aksi Otomatis (Trigger)
Sistem dapat diatur untuk melakukan tindakan otomatis berdasarkan hasil analisis misalnya, mengirim notifikasi saat performa menurun atau menyesuaikan strategi pemasaran secara langsung. - Integrasi dan Workflow Otomatis
Agar proses berjalan end-to-end, sistem otomatisasi diintegrasikan dengan platform lain. Contohnya, data pelanggan bisa memicu proses pemesanan otomatis, atau performa karyawan dapat langsung dihubungkan ke proses evaluasi kerja.
Manfaat Data Automation
Data automation memang menjadi hal yang sangat penting bagi sebuah bisnis ataupun perusahaan. Ini bukan hanya sekedar penerapan teknologi yang sedang trend sekarang ini. Faktanya, manfaat otomatisasi data ini ada banyak, antara lain:
- Waktu Lebih Efisien
Dengan proses yang terotomatisasi, tugas manual yang memakan waktu dapat dieliminasi. Alhasil, tim memiliki lebih banyak ruang untuk fokus pada pekerjaan bernilai tinggi seperti inovasi dan perencanaan strategis. - Pengurangan Risiko Human Error
Tugas berulang sering memicu kesalahan manusia. Sistem otomatis hadir sebagai solusi untuk meningkatkan presisi dan menjaga kualitas data tetap konsisten. - Kinerja Operasional Meningkat
Otomatisasi memungkinkan proses berjalan tanpa jeda. Dengan sistem yang aktif 24/7, perusahaan dapat mempercepat siklus kerja dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. - Akses Cepat ke Insight
Data yang diproses secara otomatis memungkinkan organisasi mengambil keputusan berbasis data secara real-time. Ini mempercepat respons terhadap perubahan dan mendukung strategi yang lebih tajam. - Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik
Proses layanan yang lebih cepat dan responsif membantu memenuhi ekspektasi pelanggan dengan lebih bagus, baik dalam hal dukungan, personalisasi produk, maupun pengiriman layanan. - Skalabilitas yang Fleksibel
Otomatisasi memungkinkan bisnis tumbuh tanpa harus menambah beban kerja pada tim. Proses bisa diperluas dengan mudah seiring meningkatnya volume pekerjaan atau ekspansi pasar. - Perlindungan Data yang Lebih Aman
Sistem otomatis sering kali dibekali protokol keamanan yang kuat, mengurangi potensi pelanggaran data dan memastikan bahwa informasi sensitif tetap terjaga dengan baik.
Pahami Juga Otomatisasi Data Entry
Dalamn dunia data, otomatisasi data entry juga sangat penting untuk dibahas. Otomatisasi data entry adalah proses menggantikan input data manual dengan teknologi cerdas seperti Robotic Process Automation (RPA). Alih-alih dilakukan oleh manusia, sistem perangkat lunak akan menangani proses input data secara mandiri, lebih cepat dan dengan tingkat kesalahan yang jauh lebih rendah.
Misalnya, jika bisnis Anda menerima ribuan formulir per hari, penginputan manual akan sangat menyita waktu dan tenaga. Dengan sistem otomatis, data dari dokumen-dokumen tersebut bisa diproses dalam hitungan menit, cukup dengan pengawasan ringan dari tim.
Cara Kerja
Cara kerja dari otomatisasi data entry ini adalah sebagai berikut:
- Identifikasi Sumber Data
Sistem disiapkan untuk membaca data dari berbagai sumber, seperti email, formulir digital, dokumen hasil scan, atau file spreadsheet. - Pemanfaatan Teknologi OCR
Teknologi Optical Character Recognition (OCR) memungkinkan software mengenali dan mengekstrak teks dari gambar atau file PDF, lalu mengubahnya menjadi data digital yang bisa diproses. - Pengisian Otomatis ke Sistem
Setelah data berhasil diekstrak, sistem akan secara otomatis menginputnya ke platform tujuan, seperti ERP, CRM, atau database perusahaan, tanpa intervensi manual. - Verifikasi dan Validasi
Sistem melakukan pengecekan format dan konsistensi data. Bila ada ketidaksesuaian, notifikasi bisa dikirim, atau sistem dapat melakukan koreksi otomatis sesuai pengaturan. - Penyimpanan dan Laporan Otomatis
Data yang sudah diproses disimpan secara aman, dan sistem juga dapat menghasilkan laporan berkala untuk memantau hasil dan efektivitas proses otomatisasi.
Dengan mengadopsi otomatisasi data entry, perusahaan dapat menghemat waktu, menekan biaya operasional, dan meningkatkan akurasi data, membuka jalan bagi proses bisnis yang lebih efisien dan skalabel.
Metode yang Digunakan
Terdapat berbagai pendekatan otomatisasi yang bisa diterapkan untuk proses input data, tergantung pada kebutuhan dan infrastruktur perusahaan:
- Robotic Process Automation (RPA)
Teknologi RPA memungkinkan bot perangkat lunak meniru pekerjaan manusia. Dalam konteks data entry, RPA dapat mengekstrak, menyalin, dan memindahkan data secara otomatis, bahkan untuk proses yang kompleks dan berulang. - Optical Character Recognition (OCR)
OCR berfungsi untuk membaca teks dari gambar atau dokumen yang dipindai. Sangat ideal untuk organisasi yang masih mengandalkan dokumen fisik atau membutuhkan digitalisasi data dari file non-editable. - Integrasi API
API memungkinkan sistem yang berbeda untuk saling terhubung dan bertukar data secara otomatis. Ini sangat berguna jika perusahaan menggunakan berbagai platform digital yang perlu terintegrasi secara efisien. - Machine Learning (ML)
ML memungkinkan sistem belajar dari data historis untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi input data seiring waktu. Solusi ini sangat cocok untuk volume data yang besar dan beragam.
Hal yang Harus Dikuasai
Meski banyak tugas sudah diambil alih oleh sistem, peran data entry tetap relevan, kini lebih berfokus pada pengawasan, pengelolaan, dan pengendalian kualitas.
Keterampilan yang perlu dimiliki antara lain:
- Pemahaman Teknologi Dasar
Memiliki pengetahuan mengenai perangkat lunak otomasi dan cara penggunaannya. - Kemampuan Analisis Dasar
Mampu memverifikasi dan mengevaluasi data yang telah diproses otomatis untuk memastikan keakuratannya. - Manajemen Waktu
Mengatur alur kerja otomatis agar tetap sesuai dengan target waktu dan menindaklanjuti bila terjadi anomali. - Komunikasi Efektif
Bekerja sama dengan tim IT atau teknis untuk menyelesaikan kendala terkait sistem otomasi.
Kesimpulan
Mau itu otomatisasi data ataupun otomatisasi data entry, keduanya adalah teknologi otomatis yang dapat membantu perusahaan dalam perlindungan data yang terjamin, meminimalisir human error, serta membuat pekerjaan menjadi lebih efisien.
