Otomatisasi kantor merupakan penerapan teknologi pada perangkat elektronik yang bertujuan untuk mendukung dan meningkatkan efisiensi kerja para pegawai di lingkungan perkantoran. Secara garis besar, sistem ini mampu menjalankan berbagai tugas rutin, seperti pengolahan data, penyimpanan arsip, hingga pendistribusian dokumen penting perusahaan kepada karyawan yang membutuhkannya.
Dalam pengaplikasiannya, Anda harus mengerti bahwasannya terdapat berbagai jenis otomatisasi perkantoran yang mungkin saja secara tidak sadar Anda pernah menggunakannya atau sedang menggunakannya sekarang ini. Apa saja itu? Mari cari tahu jawabannya di sini!
Daftar Isi
Jenis Otomatisasi Perkantoran Dilihat dari Sistemnya
Penggunaan berbagai jenis otomatisasi perkantoran sekarang ini memang sudah sangat umum. Tidak mengherankan, mengingat jaman yang sekarang sudah serba modern serta tuntutan untuk sumber daya manusia yang berdampingan dengan otomatisasi, menghadirkan lingkungan kantor yang lebih modern.
Dalam pengaplikasian otomatisasi perkantoran, jenisnya bisa dilihat dari sisi sistemnya. Apa saja itu?
Programmable
Jenis otomatisasi ini memungkinkan penyesuaian urutan proses kerja serta mendukung variasi bentuk produk. Karakteristik utamanya meliputi:
- Tingkat output produksi tergolong tinggi meskipun menggunakan alat dengan fungsi umum (general-purpose).
- Ketika sistem otomatisasi diterapkan, efisiensi produksi cenderung menurun.
- Ideal digunakan untuk produk-produk seperti perlengkapan mencuci.
- Memiliki kemampuan adaptasi terhadap perubahan desain atau bentuk produk.
Fixed
Jenis otomatisasi perkantoran dari sistemnya juga ada fixed. Jenis ini menggunakan sistem dan peralatan yang telah disesuaikan secara tetap untuk suatu operasi tertentu. Karakteristiknya meliputi:
- Memiliki tingkat produksi yang tinggi dan stabil.
- Membutuhkan biaya awal yang besar karena desain sistem yang khusus.
- Kurang fleksibel dalam mengakomodasi perubahan atau variasi produk.
Fleksibel
Sistem ini dirancang untuk menghasilkan berbagai jenis produk secara kontinu tanpa banyak waktu henti. Ciri-ciri yang menonjol antara lain:
- Kapasitas produksi berada pada level menengah.
- Memungkinkan proses produksi dengan kombinasi beberapa jenis produk secara simultan.
- Umumnya membutuhkan investasi besar karena bersifat custom-engineered.
- Menawarkan fleksibilitas tinggi dalam variasi desain dan bentuk produk.
Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
Jika melihat aplikasinya, terdapat banyak sekali jenis otomatisasi perkantoran. Berikuit diantaranya bisa dilihat di bawah ini:
Word Processing
Aplikasi pengolah kata dimanfaatkan oleh karyawan untuk menyusun, mengetik, dan mencetak dokumen dengan lebih efisien. Program ini sangat membantu dalam menyusun laporan, surat resmi, dan komunikasi internal lainnya. Selain itu, manajer juga bisa menggunakan aplikasi ini untuk menyampaikan informasi atau instruksi secara tertulis kepada staf dalam rangka penyelesaian berbagai masalah operasional.
Electronic Mail
Email merupakan sarana komunikasi digital yang mengandalkan jaringan komputer, memungkinkan penggunanya untuk mengirim, menerima, serta menyimpan pesan. Lewat terminal komputer dan penyimpanan elektronik, email mempermudah pertukaran informasi secara cepat dan praktis antar pegawai.
Voice Mail
Voice Mail memiliki fungsi serupa dengan email, namun pesan yang dikirimkan berbentuk suara. Teknologi ini memungkinkan pengguna untuk merekam pesan suara melalui telepon, yang kemudian dapat didengarkan oleh penerima kapan saja. Sistem ini sangat berguna ketika komunikasi langsung tidak memungkinkan.
Electronic Calendaring
Aplikasi ini digunakan untuk menjadwalkan dan menyimpan agenda penting secara digital. Manajer dapat mengatur pertemuan, rapat, atau tenggat waktu, dan sistem akan mengorganisir jadwal tersebut dengan rapi. Tidak seperti email atau voice mail, kalender elektronik tidak digunakan untuk mengirim informasi, melainkan hanya untuk mengelola waktu dan aktivitas secara efektif.
Audio Conferencing
Audio conferencing memungkinkan dua atau lebih pihak dari lokasi berbeda untuk berkomunikasi menggunakan suara secara real-time. Sistem ini cukup sederhana karena hanya membutuhkan perangkat audio dua arah dan jaringan komunikasi yang stabil. Cocok untuk diskusi tim jarak jauh tanpa perlu tatap muka langsung.
Video Conferencing
Video conferencing adalah pengembangan dari konferensi suara, yang dilengkapi dengan fitur video. Peserta konferensi bisa saling melihat dan mendengar satu sama lain meskipun berada di lokasi yang berjauhan. Teknologi ini memperkuat interaksi visual yang sangat penting dalam rapat virtual atau kolaborasi lintas wilayah.
Computer Conferencing
Mirip dengan email, computer conferencing menggunakan jaringan komputer untuk mendukung pertukaran informasi antar peserta dalam sebuah diskusi atau rapat virtual. Bedanya, komunikasi berlangsung secara bersamaan (real-time) selama sesi konferensi berlangsung, sehingga lebih dinamis dan interaktif.
Kesimpulan
Secara keseluruhan berbagai jenis otomatisasi kantor sekarang ini memang sudah banyak digunakan dan secara tidak sadarpun juga Anda sudah menggunakannya. Memang itu adalah bentuk otomatisasi di lingkungan perkantoran yang dapat memperbagus kinerja Anda, efektivitas yang lebih, dan pastinya akan membantu juga bagi kantor tersebut.
